Zoals goedgekeurd op de algemene ledenvergadering d.d. 13 november tweeduizend een.

Artikel 1 Begrippen als aanvulling op artikel 1 van de statuten

Statuten: de statuten van De Stam, Oudervereniging van de Aloysiusschool, zoals gedeponeerd .. en ingeschreven in het Verenigingsregister van de Kamer van Koophandel ..
Platformvergadering: het overleg tussen schoolcommissie, directie, medezeggenschapsraad en oudervereniging. Onderdeel van dit overleg is het formele overleg tussen schoolcommissie en medezeggenschapsraad.

Artikel 2 Positie huishoudelijk reglement

Het huishoudelijk reglement is een nadere uitwerking van de statuten.

Artikel 3 Aspirant-leden

Nadat een leerling bij de school is ingeschreven ontvangen de ouders van de secretaris van het bestuur informatie over De Stam met relevante passages uit de statuten en het huishoudelijk reglement.
Ouders die voldoen aan de in artikel 8 van de statuten genoemde voorwaarden kunnen het aspirant-lidmaatschap van de vereniging verwerven door middel van het invullen en retourneren van een daartoe strekkend formulier.

Artikel 4 Rooster van aftreden bestuursleden

Zo spoedig mogelijk na zijn eerste samenstelling stelt het bestuur door middel van loting een rooster van aftreden zodanig op, dat daaruit blijkt welke van de bestuursleden na 1, welke na 2 en welke eerst na 3 jaren aan aftreden toe zijn. Een nieuw bestuurslid neemt op het rooster van aftreden de plaats in van zijn voorganger.
Als datum van aftreden geldt de eerste dag van de maand, volgende op die waarin de in de statuten bedoelde verkiezingen hebben plaatsgevonden.

Artikel 5 Verkiezing van bestuursleden

De verkiezing van bestuursleden gebeurt schriftelijk, een en ander conform artikel 21, lid 2 van de statuten. Schriftelijke stemmingen geschieden door ter vergadering een kruisje te plaatsen achter zoveel namen als er vacatures te vervullen zijn op een door het bestuur opgestelde, aan alle stemgerechtigden toegezonden en eventueel door toepassing van de statuten aangevulde lijst van kandidaten. Anders ingevulde stemlijsten zijn ongeldig.

Artikel 6 De voorzitter

De voorzitter bepaalt aantal, plaats, dag en uur van de vergaderingen in overleg met de secretaris, met wie hij tevens de agenda opmaakt.
Hij leidt de vergaderingen en tekent, met de secretaris, de notulen, nadat deze door de leden c.q. het bestuur van de vereniging zijn vastgesteld.
Hij draagt zorg voor de stipte naleving van de statuten, alsmede van het huishoudelijk reglement. Bij zijn afwezigheid wordt in onderling overleg een der aanwezige bestuursleden ter vervanging aangewezen.
Hij neemt namens het bestuur als adviseur deel aan de vergaderingen van de medezeggenschapsraad en de platformvergaderingen.

Artikel 7 De secretaris

De secretaris maakt notulen van de vergaderingen.
Hij houdt een lijst aan van de leden van het bestuur.
Hij verzorgt alle correspondentie, voor zover deze niet aan een ander bestuurslid is opgedragen.
Hij bewaart het archief, waarin alle ingekomen stukken worden opgeborgen en de afschriften van alle uitgaande stukken.
Hij schrijft op last van de voorzitter de vergaderingen uiterlijk 1 week voor de vastgestelde datum uit onder toezending van een agenda. Aan het begin van elke vergadering worden de leden in de gelegenheid gesteld aanvullingen op, of wijzigingen van, de agenda voor te stellen, waarna deze wordt vastgesteld. De ingekomen stukken worden door hem op de vergadering overlegd en desgewenst voorgelezen.
Hij ontwerpt het jaarverslag van de oudervereniging en legt dit aan het bestuur ter goedkeuring voor.

Artikel 8 De penningmeester

De penningmeester beheert namens het bestuur de financiën van de vereniging. Hij int de gelden en doet, behoudens delegatie aan derden voor kleine dagelijkse uitgaven, de betalingen. Hij draagt zorg voor een nauwkeurige boekhouding en ziet erop toe dat voor elke uitgave een bewijsstuk aanwezig is. Niet onmiddellijk benodigde gelden worden door zijn zorgen op een giro- of bankrekening gestort.
Hij stelt jaarlijks een procedure en een tijdschema op voor de opstelling en de vaststelling van de begroting van de vereniging en de begrotingen van de werkgroepen.
Hij is verplicht het bestuur ten alle tijden inzage van kas en bescheiden te geven. Hij ontwerpt de begroting voor het volgende schooljaar en dient deze tijdig voor ieder schooljaar bij de voorzitter in. Tevens dient hij tijdig bij de voorzitter de rekening en de verantwoording in over het afgelopen schooljaar. Tijdig wil hier zeggen: uiterlijk 15 september daaropvolgend.
Op de begroting, de rekening en de verantwoording is het bepaalde in artikel 20 van de statuten van toepassing.

Artikel 9 Begroting en rekening

De voorzitter draagt er zorg voor dat de begroting voor het komende, en de rekening over het afgelopen schooljaar, zo spoedig mogelijk worden behandeld in een vergadering van het bestuur. Indien de leden geen afschrift van de begroting, van de rekening en van de verantwoording wordt toegezonden, moeten zij ter plaatse in de gelegenheid worden gesteld deze stukken in te zien.

Artikel 10 Tijdige verzending stukken

Onverminderd de aansprakelijkheid van de overige leden van het bestuur, berust in het bijzonder bij de voorzitter, de secretaris en de penningmeester de verantwoordelijkheid voor de opstelling en tijdige verzending van alle daarvoor in aanmerking komende stukken aan de leden van de vereniging en – in voorkomende gevallen – de platformvergadering, de schoolcommissie en/of het schoolbestuur.

Artikel 11 Controle financiën

Tijdens de jaarvergadering verzoekt het bestuur de ledenvergadering tenminste 2 personen beschikbaar te stellen voor de financiële commissie. Op de dag van de handeling brengt deze financiële commissie verslag uit van haar bevindingen en doet aan de hand daarvan haar voorstel, dat al dan niet strekt tot een decharge van de penningmeester. De penningmeester is verplicht de financiële commissie alle door haar gewenste inlichtingen te verstrekken.

Artikel 12 Werkgroepen

Werkgroepen als bedoeld in de statuten worden door het bestuur ingesteld op eigen initiatief dan wel op verzoek van een meerderheid van de stemgerechtigden aanwezig in de ledenvereniging. Verzoeken tot instelling van een werkgroep kunnen ook afkomstig zijn vanuit de platformvergadering.
Werkgroepen kunnen een tijdelijk dan wel een meer structureel karakter hebben.
Indien werkgroepen een gemengde samenstelling hebben in de zin dat naast ouders ook andere leden van de schoolgemeenschap lid zijn, wordt in overleg met de andere geledingen vastgesteld waar de eindverantwoordelijkheid berust.
De werkgroepen die onder de eindverantwoordelijkheid van het bestuur vallen, werken volgens een werkplan met – indien van toepassing – daaraan gekoppeld een begroting. Werkplan en begroting behoeven de goedkeuring van het dagelijks bestuur. Werkgroepen doen van de voortgang van hun werkzaamheden periodiek verslag aan het bestuur. Over hun financieel beheer leggen zij periodiek verantwoording af.
Voor gemengde werkgroepen in de zin van lid c die niet onder de eindverantwoordelijkheid van het bestuur vallen, wordt in overleg met de geleding waarbij die eindverantwoordelijkheid wel berust bepaald of dan wel in hoeverre een eventueel werkplan en een eventuele begroting tevens de goedkeuring van het bestuur van de oudervereniging behoeven en hoe het bestuur op de hoogte blijft van de voortgang van de werkzaamheden en het financieel beheer.
Voor een werkgroep waarvan de eindverantwoordelijkheid berust bij het bestuur kan het bestuur een eigen reglement vaststellen. De vaststelling van zo’n reglement geschiedt na overleg met de direct en eventueel ook indirect betrokkenen.
De penningmeester stelt, voor zover de inkomsten dat toelaten, aan de werkgroepen die daartoe een begroting bij het bestuur hebben ingediend, bij goedkeuring daarvan de nodige financiën ter beschikking. Bij verschil van mening over de door een werkgroep bij de penningmeester ingediende begroting en/of financiële verantwoording beslist het bestuur.
De Overblijfcommissie en de overblijfkrachten werken volgens het Overblijfreglement Aloysiusschool.

Artikel 13 Contributie

Tijdens de ledenvergadering wordt overeenkomstig artikel 20 van de statuten onder lid 2.b op voorstel van het bestuur de hoogte en de besteding van de contributie voor het komende schooljaar vastgesteld.

Artikel 14 Stemmingen

Op de in de ledenvergadering te houden stemmingen kunnen, tenzij het bestuur anders bepaalt, alleen de aanwezige leden invloed uitoefenen.

Artikel 15 Evaluatie en wijziging van statuten, huishoudelijk reglement en reglementen van werkgroepen

Het bestuur evalueert periodiek de bepalingen uit statuten, huishoudelijk reglement en reglementen van werkgroepen op hun efficiëntie en effectiviteit.
Onverminderd het bepaalde in artikel 24 van de statuten legt het bestuur voorstellen tot wijziging van de statuten, voortvloeiend uit een initiatief van het bestuur zelf, eerst ter bespreking voor aan de platformvergadering.
Het bestuur is bevoegd het huishoudelijk reglement te wijzigen. Afhankelijk van de aard van de wijzigingen – een en ander ter beoordeling aan het bestuur – legt het bestuur wijzigingsvoorstellen eerst voor aan de ledenvergadering en de platformvergadering. Van wijzigingen in het huishoudelijk reglement doet het bestuur mededeling aan de ledenvergadering en de platformvergadering.
Het bestuur is bevoegd het reglement van een werkgroep te wijzigen, een en ander in overleg met de betrokken werkgroep en in overeenstemming met de bepalingen inzake de wijziging van dat reglement, opgenomen in de reglement zelf. Afhankelijk van de aard van de wijzigingen – een en ander ter beoordeling aan het bestuur – legt het bestuur wijzigingsvoorstellen eerst voor aan de ledenvergadering en/of de platformvergadering. Van wijzigingen in het reglement doet het bestuur mededeling aan de ledenvergadering en de platformvergadering.